Welche Vorteile ein Board-Portal für Manager und Aufsichtsräte bietet

Wenn Geschäftsführer und Vorstände oder Aufsichtsräte entscheiden, geschieht dies mittlerweile zunehmend mit digitaler Unterstützung. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sitzungsunterlagen ausgedruckt und in Ordnern postalisch oder per E-Mail übersandt wurden. Stattdessen werden digitale Board Rooms zunehmend genutzt – und dies nicht nur für die Sitzungsvorbereitung, sondern auch für die Beschlussfassung, beispielsweise im Umlaufverfahren. Was Entscheider dazu wissen sollten, zeigt Diligent Boards.

Was ist ein Board-Portal?

Hierbei handelt es sich um ein Software-as-a-Service-Angebot, mit dessen Hilfe Führungsgremien Sitzungsunterlagen erhalten und Informationen teilen können. Dieser Dienst übernimmt die sichere digitale Verwahrung von Unterlagen wie Berichten, Arbeitsdokumenten und Anlagen für die nächste Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratssitzung sowie von archivierten Dokumenten aus vorherigen Sitzungen und zusätzlichen Informationen des Führungsgremiums wie Statuten, Ausschusssatzungen und Nachfolgeplänen. Ebenso gehören Terminkalender und ein Adressbuch zum Funktionsumfang. Nutzer können überall und jederzeit über Tablets oder Laptops auf diese Informationen zugreifen. Dabei erhalten sie stets die allerneueste Version der Unterlagen, da das Sekretariat des Führungsgremiums die Dateien mit minimalem Aufwand aktualisieren kann. Zugriffsberechtigungen lassen sich so festlegen, dass bestimmte Dokumente nur für ausgewählte Mitglieder zugänglich sind. Das Sekretariat hat dabei jederzeit die Möglichkeit, diese Berechtigungen neu anzupassen. Mitglieder des Führungsgremiums können die Dokumente mit persönlichen Kommentaren versehen, ihre Kommentare mit anderen Mitgliedern ihrer Wahl teilen oder über Beschlüsse abstimmen und an Befragungen teilnehmen.

Welche Vorteile bietet ein Board-Portal gegenüber Papier?

Unternehmen, die noch immer gedruckte Sitzungsunterlagen versenden, profitieren unmittelbar von Einsparungen, da keine umfangreichen Pakete mit Sitzungsunterlagen mehr zusammengestellt und per Kurier verschickt werden müssen. Die Anwender werden außerdem feststellen, dass ausgereifte Board-Portale viele der Eigenschaften aufgreifen, die die Arbeit mit Papierunterlagen bisher so praktisch gemacht haben. Hierzu zählen das schnelle Durchblättern, Reiter und Lesezeichen zur besseren Übersicht und die Möglichkeit, handschriftliche Anmerkungen, Markierungen und Haftnotizen hinzuzufügen. Außerdem kann das Unternehmenssekretariat die Direktoren über Aktualisierungen informieren, während diese das Portal als Basis für ihre Diskussionen verwenden.

Welche Vorteile bietet ein Board-Portal gegenüber dem Versenden von PDFs oder E-Mails oder der Nutzung von Filesharing-Plattformen?

Viele Unternehmen haben den Schritt zur digitalen Sitzung gewagt, indem sie Unterlagen im PDF-Format per E-Mail versenden oder Mitgliedern die Möglichkeit bieten, diese über File-Sharing oder öffentliche Cloud- Dienste (im Gegensatz zu privat gehosteten Board-Portal-Diensten) abzurufen. Diese scheinbare Verbesserung hält jedoch nicht, was sie verspricht. Da PDFs meist nicht für das Lesen am Bildschirm optimiert sind, drucken viele Anwender sie letztlich aus. Damit verlagert sich die unliebsame Aufgabe des Ausdruckens und der Versionskontrolle letztlich vom Sekretariat des Führungsgremiums auf die einzelnen Führungsmitglieder. Zudem unterstreichen kürzlich bekannt gewordene, schwerwiegende Sicherheitslücken bei renommierten Cloud-Diensten die Tatsache, dass diese nicht für die Bereitstellung sensibler Dokumente geeignet sind. Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, werden die höhere Sicherheit, die Versionskontrolle und professionellen Support zu schätzen wissen, die ein Board-Portal bietet.

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